Estoque Fácil 2.0: Vendas

Analyysin teki Appwesome

Minulle Estoque Fácil 2.0: Vendas hahmottuu ennen kaikkea pienen myyjän työkaluksi tilanteeseen, jossa tuotteen myyminen ei pääty maksun vastaanottamiseen. Varastomäärä pitää saada ajan tasalle, asiakkaan tiedot löytää myöhemmin ja mahdollinen osamaksu muistaa sovitulla tavalla. Näiden vaiheiden yhdistäminen on sovelluksen kiinnostavin puoli: se voi auttaa pitämään myyntitapahtuman ja sen jälkeisen seurannan samassa työnkulussa.

Käytännössä juuri luottomyynnin seuranta ratkaisee, tuntuuko sovellus omassa arjessa hyödylliseltä. Jos asiakkaat maksavat aina heti, tavallinen kassatyökalu saattaa riittää. Jos taas annat tuotteita mukaan ja sovit maksusta myöhemmin, yhden tapahtuman kirjaaminen asiakkaan yhteyteen vähentää riippuvuutta muistista ja erillisistä lapuista. Minusta tämä on selkeä syy kokeilla sovellusta, jos kyseinen tilanne toistuu työssäsi.

Kun myynti jatkuu maksun jälkeen

Luottomyynti muuttaa pienen yrityksen arkea enemmän kuin helposti huomaa. Myyntihetkellä sovittu summa voi tuntua tuoreelta, mutta päivän mittaan tulee muita asiakkaita ja tehtäviä. Jos maksun ajankohtaa tai jäljellä olevaa osuutta ei kirjata johdonmukaisesti, seuranta jää helposti muistin varaan. Sovelluksen asiakas- ja myyntitietojen yhdistelmä tarjoaa tähän käytännöllisemmän lähtökohdan kuin irrallinen muistilappu.

En silti käsittelisi sovellusta sopimuksen korvikkeena. Maksuehdoista kannattaa sopia asiakkaan kanssa selkeästi ja kirjata tieto heti samalla tavalla joka kerta. Hyvä rutiini on pysähtyä myynnin yhteydessä tarkistamaan asiakkaan nimi ja kirjattava summa ennen kuin siirryt seuraavaan tilaukseen. Näin vältät sen, että kiireessä tehty merkintä jää myöhemmin tulkinnanvaraiseksi.

Yksi myyntitapahtuma päästä päähän

Ajattelen esimerkiksi pientä jälleenmyyjää, joka myy tuotteita sekä tutuille että satunnaisille asiakkaille. Hän voi tarkistaa tuotteen saatavuuden, kirjata myynnin ja merkitä asiakkaalle sovitun maksutavan saman työvuoron aikana. Kun tiedot syntyvät myyntihetkellä, illalla ei tarvitse yrittää palauttaa mieleen, kenelle tuote lähti tai mitä oli sovittu.

Tällaisen työnkulun arvo riippuu siitä, kuinka helposti tiedot löytyvät seuraavalla käyttökerralla. Siksi kokeilisin ensin muutamalla tuotteella ja asiakkaalla, en koko valikoimalla. Tee yksi tavallinen myynti ja yksi myöhemmin maksettava myynti, palaa sitten asiakkaan tietoihin ja tarkista, ymmärrätkö kirjauksen ilman lisämuistiinpanoja. Jos vastaus on kyllä, sovellus saattaa sopia juuri siihen osaan työtä, jossa paperiset merkinnät yleensä hajoavat moneen paikkaan.

Arjen tapaus: myyntipäivän kiire

Torilla tai pienessä pop-up-myynnissä huomio jakautuu asiakkaisiin, tuotteisiin ja rahaan. Kuvitellaan, että asiakas ottaa tuotteen mukaan ja maksaa osan myöhemmin. Jos kirjaus jää iltaan, myyjä voi muistaa asiakkaan mutta unohtaa tuotteen tai summan. Minun käytännön neuvoni on varata myyntitilanteeseen lyhyt tarkistushetki: valitse asiakas, varmista tuote ja määrä, tarkista maksua koskeva merkintä ja jatka vasta sitten seuraavaan asiakkaaseen.

Jos ympäristö on niin kiireinen, ettei tätä pientä pysähdystä voi tehdä, luottomyyntiä ei kannata yrittää hoitaa pelkästään jälkikäteen muistin perusteella. Sovellus auttaa vain, jos tiedot syötetään riittävän oikein. Yksinkertainen paperinen varalappu voi olla tarpeen poikkeustilanteessa, mutta se kannattaa siirtää sovellukseen saman päivän aikana, jotta rinnakkaisia ja keskenään ristiriitaisia kirjauksia ei jää pyörimään.

Milloin tämä on parempi kuin vihko tai taulukko?

Vihko on nopea ottaa käyttöön, eikä sen rakennetta tarvitse opetella. Sen heikkous tulee vastaan, kun haluat etsiä tietyn asiakkaan maksutilanteen tai selvittää tuotteen määrää ilman sivujen selaamista. Taulukossa voit rakentaa omat sarakkeet ja laskutoimitukset, mutta samalla vastuu rakenteesta ja virheiden havaitsemisesta jää sinulle. Estoque Fácil asettuu näiden väliin: se tarjoaa myyntiin ja asiakkaisiin suunnatun valmiimman kehyksen, mutta ei välttämättä anna samanlaista vapautta kuin itse rakennettu taulukko.

Valitsisin sovelluksen, jos haluan kirjata toistuvia myyntejä ja pitää asiakkaiden sekä varaston tiedot lähekkäin. Valitsisin taulukon, jos työni vaatii juuri tietynlaista sarakerakennetta tai omia laskentasääntöjä. Vihko voi puolestaan olla järkevin varavaihtoehto satunnaiseen, hyvin pieneen myyntiin, jossa tietoja on vähän eikä myöhempää hakua juuri tarvita. Ratkaiseva kysymys ei siis ole, mikä työkalu on yleisesti paras, vaan kuinka usein joudut palaamaan jo tehtyyn myyntiin.

Pieni kokeilu ennen tietojen siirtämistä

Ennen laajaa käyttöönottoa tekisin rajatun kokeen. Lisää muutama usein myytävä tuote, nimeä ne tavalla, jonka ymmärrät kiireessäkin, ja kirjaa yksi asiakas sekä tavallinen ja luotolla tehty myynti. Tarkista tämän jälkeen, löytyvätkö tiedot silloin kun niitä tarvitset. Tämä paljastaa nopeasti, onko oma nimeämistapasi toimiva ja tuntuuko asiakkaan valitseminen luontevalta.

Kokeilussa kannattaa huomioida myös todellinen myyntipaikka, ei vain rauhallinen hetki kotona. Näytön kirkkaus, laitteen koko ja asiakkaiden odottaminen vaikuttavat siihen, kuinka mukava työnkulku on. Jos huomaat tekeväsi saman virheen toistuvasti, muuta ensin omaa kirjaamistapaa tai tuotteen nimeä. Uuden järjestelmän hyöty syntyy usein siitä, että se auttaa havaitsemaan huonon rutiinin ennen kuin koko varasto on syötetty samalla epäselvällä tavalla.

Kun kokeilin Estoque Fácil 2.0: Vendas -sovellusta, sain nopeasti kuvan siitä, kenelle se on tehty: pienyrittäjälle, myyjälle tai yksinyrittäjälle, joka haluaa pitää varaston, asiakkaat, myynnit ja talouden samassa paikassa ilman raskasta yritysohjelmistoa. Sovellus kuuluu taloudenhallinnan työkaluihin, ja sen on kehittänyt Rodsoftware Desenvolvimento de Sistemas LTDA. Oma vaikutelmani on, että sen vahvuus on käytännöllisyys. Se pyrkii vähentämään paperilappuja ja erillisiä muistiinpanoja, ei muuttamaan käyttäjää kirjanpitäjäksi.

Ensimmäinen käyttökokemus on melko suoraviivainen. Ajattelen esimerkiksi pientä kotileipomoa, puhelintarvikkeita myyvää kioskia tai tuttavapiirissä toimivaa jälleenmyyjää, joka tarvitsee tiedon siitä, mitä on varastossa, kenelle on myyty ja mitä asiakkaalta on vielä saamatta. Tällaisessa arjessa sovellus voi olla hyödyllisempi kuin yleinen muistiinpanosovellus, koska myynti ja varasto liittyvät samaan työnkulkuun.

Selkeä perusidea, mutta käytön helppous riippuu näytöstä

Sovelluksen keskeinen ajatus on helppo ymmärtää: tuotteet, varastotilanne, asiakkaat, luottomyynti, osamaksut ja talouden seuranta löytyvät yhdestä työkalusta. Tämä yhdistelmä tekee siitä erilaisen kuin tavallinen laskin tai pelkkä varastoluettelo. Kun myynti tehdään nopeasti tiskillä tai asiakkaan luona, on hyödyllistä, ettei jokaista vaihetta tarvitse siirtää myöhemmin erilliseen taulukkoon.

Navigoinnissa pidän tärkeänä sitä, että käyttäjä hahmottaa ensin oman päivittäisen reittinsä. Yksi henkilö voi avata sovelluksen aamulla tarkistaakseen tuotteet, kirjata päivän aikana myyntejä ja palata illalla asiakkaiden maksutilanteisiin. Toinen käyttää sitä vain silloin, kun uusi tuote tulee varastoon. Ennen laajempaa käyttöönottoa kannattaa päättää, mitkä näkymät ovat omassa työssä tärkeimmät. Muuten monipuolisuus voi tuntua aluksi sekavalta.

Luettavuus ei ole vain fontin kokoa. Myös tuotteen nimi, hinta, määrä ja asiakkaan maksutilanne pitäisi pystyä erottamaan toisistaan yhdellä silmäyksellä. Käytännössä suosittelen nimeämään tuotteet lyhyesti ja johdonmukaisesti. Jos sama tuote kirjataan kerran muodossa “musta paita” ja toisen kerran muodossa “paita musta M”, varaston hallinta muuttuu nopeasti epäselvemmäksi. Tämä on pieni mutta tärkeä työskentelytapa, etenkin käyttäjälle, joka tarkistaa tietoja nopeasti tai väsyneenä.

Kun sovellusta käyttää pienellä puhelimella, tiedon määrä voi tuntua tiiviiltä. Suuremmalla näytöllä tuotteiden ja asiakkaiden tarkistaminen on yleensä mukavampaa, mutta sovelluksen arvo ei riipu pelkästään laitteen koosta. Olennaista on, että käyttäjä rakentaa oman rutiininsa eikä yritä syöttää kaikkea kerralla. Uuden varaston voi esimerkiksi kirjata ensin tuotteittain ja tarkistaa määrät myöhemmin ennen myyntipäivää.

Kenelle kokonaisuus toimii parhaiten

Pidän tätä erityisen sopivana ihmiselle, joka hoitaa myynnin ja varaston itse. Pieni kauppias voi kirjata asiakkaan, myydä tuotteen ja seurata luottomyyntiä ilman, että työkalujen välillä vaihdetaan jatkuvasti. Myös perheenjäsenen tai apulaisen kanssa toimivassa yrityksessä yhteinen järjestelmä voi vähentää tilannetta, jossa yksi henkilö tietää varastosaldon ja toinen asiakkaiden avoimet maksut.

Sen sijaan suurelle yritykselle tai tarkasti integroitua taloushallintoa tarvitsevalle käyttäjälle lähestymistapa voi olla liian kevyt. Jos toimintaan kuuluu monimutkainen kirjanpito, useita toimipisteitä, laaja henkilöstöhallinto tai erityisiä raportointivaatimuksia, erillinen yritysohjelmisto voi olla parempi. Tämä sovellus on mielestäni ennen kaikkea käytännön myynnin ja pienen varaston työkalu, ei täydellinen korvaaja kaikille talousjärjestelmille.

Motoriset ja aistilliset näkökulmat arjessa

Myyntisovellusta käytetään usein tilanteessa, jossa kädet eivät ole täysin vapaat. Asiakas odottaa, tuotteita siirretään, puhelin on toisessa kädessä ja huomio vaihtuu nopeasti. Siksi suosittelen kirjaamaan tuotteet ja hinnat huolellisesti etukäteen. Mitä vähemmän kirjoittamista tarvitaan kiireisen myyntitilanteen aikana, sitä pienempi on näppäilyvirheiden riski.

Henkilölle, jolla on vaikeuksia tarkkojen kosketuseleiden kanssa, nopea syöttäminen voi olla hankalaa. Tällöin kannattaa käyttää rauhallista vaiheittaista työnkulkua: valitse ensin asiakas, tarkista tuote, varmista määrä ja vasta sitten viimeistele myynti. En pitäisi hyvänä tapana luottaa siihen, että kaikki korjataan myöhemmin, koska väärä varastomäärä tai väärälle asiakkaalle kirjattu luotto voi aiheuttaa enemmän työtä kuin alkuperäinen syöttö.

Näköön liittyvissä tarpeissa käytännön kokemus riippuu laitteen asetuksista, näytön koosta ja siitä, miten paljon näkymässä on kerralla tietoa. Puhelimen oma tekstin suurennus tai kontrastin säätö voi auttaa, jos käyttöjärjestelmä ja sovellus toimivat niiden kanssa odotetusti. En kuitenkaan rakentaisi koko työprosessia sen varaan, että jokainen elementti olisi automaattisesti täydellinen suurennettuna. Testaisin ensin tärkeimmän toiminnon, kuten uuden myynnin kirjaamisen, omalla laitteella.

Kuulon kannalta talouden ja varaston hallinta on usein helpompi sovittaa erilaisiin tilanteisiin kuin sovellus, joka nojaa voimakkaasti äänimerkkeihin. Tässä työssä keskeiset tiedot ovat joka tapauksessa ruudulla. Käyttäjälle, joka tarvitsee paljon visuaalista varmistusta, on silti tärkeää tarkistaa, näkyykö onnistunut tallennus riittävän selvästi ja jääkö tehdystä toiminnosta ymmärrettävä jälki.

Luottomyynti muuttaa käyttötavan

Moni myyntisovellus toimii hyvin vain silloin, kun kaikki maksetaan heti. Tämän sovelluksen kiinnostava puoli on luottomyynnin ja osamaksujen mukanaolo. Käytännössä se sopii tilanteisiin, joissa asiakkaalle annetaan tuote nyt ja maksua seurataan myöhemmin. Tämä voi olla pienelle myyjälle merkittävä etu, koska avoimet maksut eivät jää pelkästään paperiseen vihkoon.

Samalla luottomyynti vaatii käyttäjältä kurinalaisuutta. Asiakkaan nimi, myyty tuote ja sovittu maksutapa pitäisi kirjata samalla tavalla joka kerta. Jos osamaksujen ehtoja käsitellään vapaamuotoisesti tai tietoja jätetään merkitsemättä, sovellus ei yksin ratkaise epäselvyyttä. Minun neuvoni on käyttää yhtä selkeää käytäntöä kaikille asiakkaille ja tarkistaa avoimet maksut säännöllisesti, ei vasta silloin kun asiakas kysyy niistä.

Tässä näkyy myös saavutettavuuden tilannekohtainen puoli. Käyttäjä voi olla täysin kykenevä hallitsemaan tiedot rauhallisessa toimistossa, mutta kiireisessä toritapahtumassa kuormitus kasvaa. Siksi sovellus toimii paremmin, kun myyntipisteessä on ennalta sovittu tapa hakea asiakas ja tuote. Selkeä rutiini auttaa yhtä lailla keskittymisvaikeuksien, muistikuorman kuin meluisan ympäristön kanssa.

Varastonhallinta ilman erillistä taulukkoa

Varaston seurannassa suurin hyöty syntyy siitä, että myynti ja tuotteet ajatellaan yhtenä kokonaisuutena. Jos myynti kirjataan heti, varaston tilanne pysyy lähempänä todellisuutta kuin silloin, kun kaikki tapahtumat kerätään päivän päätteeksi muistista. Tämä on yksi konkreettinen syy käyttää sovellusta reaaliaikaisemmin eikä vain raportointivihkona.

Yksi toimiva tapa on tehdä viikoittainen täsmäytys. Lasken fyysiset tuotteet hyllystä ja vertaan niitä sovelluksen tietoihin. Jos erot löytyvät ajoissa, syy voi olla kirjoitusvirhe, unohtunut myynti tai palautus, joka on jäänyt kirjaamatta. Pienen yrityksen kannalta tällainen tarkistus on usein arvokkaampi kuin näyttävä raportti, koska se paljastaa, voiko sovelluksen saldoihin oikeasti luottaa.

Tuotteiden nimissä kannattaa välttää liian samanlaisia vaihtoehtoja. Jos väri, koko tai malli vaikuttaa hintaan tai saldoon, ne on hyvä erottaa nimessä. Tämä ei ole erityinen toiminto vaan käyttäjän oma järjestys, mutta juuri tällaiset käytännöt ratkaisevat, onko digitaalinen varasto helpompi kuin paperi. Sovellus antaa rakenteen; käyttäjän täytyy pitää rakenne johdonmukaisena.

Millainen ratkaisu tämä on verrattuna tavallisiin vaihtoehtoihin?

Paperinen vihko on halpa ja toimii ilman opettelua, mutta sen ongelma on tietojen etsiminen. Asiakkaan avoimen maksun tai tietyn tuotteen myyntihistorian löytäminen voi vaatia selaamista. Yksinkertainen taulukko puolestaan tarjoaa enemmän vapautta, mutta käyttäjä joutuu itse rakentamaan kaavat, sarakkeet ja tarkistukset. Tämä sovellus on näiden välissä: valmiimpi kuin tyhjä taulukko, mutta todennäköisesti vähemmän muokattava kuin laaja yritysjärjestelmä.

Pelkkään kassasovellukseen verrattuna sen vahvuus on laajempi näkökulma. Myyntitapahtuma ei ole ainoa asia, vaan mukana ovat myös asiakkaat, varasto ja maksujen seuranta. Jos taas tarvitset vain nopean maksupäätteen ilman asiakas- tai varastotyötä, näin monipuolinen työkalu voi tuntua turhalta. Valinta riippuu siitä, haluatko kirjata koko pienen myyntiprosessin vai vain yhden tapahtuman.

Hinnoittelun kannalta sovellus on ladattavissa maksutta, mikä tekee kokeilemisesta helppoa. Sovelluksessa on kuitenkin Playn kautta veloitettavia sisäisiä ostoja, joiden ilmoitettu vaihteluväli on 0,59–49,99 euroa. Käyttäjän kannattaa siis tarkistaa maksuvaihe huolellisesti ja erottaa toisistaan ilmainen lataus ja mahdolliset maksulliset lisät. Tämä on erityisen tärkeää, jos sovellusta käyttää työntekijä tai perheenjäsen, jolla ei pitäisi olla oikeutta tehdä ostoja.

Missä käytössä kannattaa olla varovainen?

Ensimmäinen rajoite on tiedon syöttämisen laatu. Sovellus voi yhdistää useita liiketoiminnan osa-alueita, mutta väärä lähtötieto näkyy myöhemmin varastossa ja asiakkaiden saldoissa. Aloittaisin pienellä tuoteryhmällä, testaisin yhden käteis- ja yhden luottomyynnin sekä tarkistaisin lopputuloksen ennen koko valikoiman siirtämistä.

Toinen rajoite liittyy taloushallinnon tulkintaan. Talouden seuranta ei automaattisesti tarkoita, että kaikki kirjanpidon tai verotuksen tarpeet täyttyvät. Jos yrityksesi tarvitsee virallisia raportteja tai ammattilaisen kanssa yhteensopivan prosessin, käyttäisin tätä korkeintaan päivittäisen myynnin tukena ja pitäisin varsinaisen taloushallinnon erillisessä ratkaisussa.

Kolmas haaste on käyttöympäristö. Myynti voi tapahtua auringossa, hämärässä, melussa tai tilanteessa, jossa internet-yhteys ei ole luotettava. En lupaisi itselleni sujuvaa toimintaa ennen kuin olen kokeillut tärkeimmät vaiheet juuri siinä ympäristössä, jossa myyn. Jos yhteys katkeaa tai ruutu on vaikeasti luettava, varasuunnitelma on edelleen tarpeen.

Myös yksityisyys vaatii harkintaa, koska sovellukseen voidaan käsitellä asiakkaisiin ja maksuihin liittyviä tietoja. Käyttäjän kannattaa välttää tarpeettomien tietojen keräämistä ja suojata puhelin normaalilla lukituksella. En antaisi sovellusta avoimeen käyttöön tiskille ilman, että tiedän, mitä näkymiä toinen henkilö voi avata tai muuttaa.

Kenelle suosittelen sitä ja kenelle en

Suosittelen tätä pienelle myyjälle, joka haluaa yhdistää varaston, asiakasrekisterin ja myyntien seurannan yhdeksi arjen työkaluksi. Se on kiinnostava myös silloin, kun asiakkaat maksavat osissa tai myöhemmin, koska tällainen työ jää helposti muuten muistin varaan. Maksuton lataus madaltaa kokeilun kynnystä, ja PEGI 3 -ikäluokitus kertoo, ettei sisältöä ole suunnattu aikuisille rajoitetulla tavalla, vaikka varsinainen käyttäjä on luonnollisesti yritystoimintaa hoitava henkilö.

En valitsisi sitä ensisijaiseksi ratkaisuksi yritykselle, joka tarvitsee monen käyttäjän hallintaa, pitkälle automatisoitua kirjanpitoa tai laajoja integraatioita. En myöskään suosittelisi sitä ihmiselle, joka haluaa vain tehdä yksittäisiä laskelmia ilman tuotteiden ja asiakkaiden ylläpitoa. Tällöin taulukko, laskinsovellus tai yksinkertainen kassatyökalu voi olla nopeampi ja helpompi.

Teknisen yhteensopivuuden puolesta sovellus toimii Android-laitteilla, joiden käyttöjärjestelmä on vähintään 6.0. Nykyinen versio on 245.0, joten ennen käyttöönottoa tarkistan oman puhelimeni yhteensopivuuden ja annan sovellukselle aikaa päivittyä. Sovellus on ollut saatavilla 12.5.2018 lähtien, ja sen käyttömäärä näkyy yli sadan tuhannen asennuksen tasolla. Arvioiden keskiarvo on 4,7, ja arvioita on kertynyt noin kaksitoista tuhatta, mikä antaa kohtuullisen kuvan siitä, että moni käyttäjä on löytänyt sille käytännön käyttöä.

Arvioiden määrä ei kuitenkaan korvaa omaa testiä. Minulle tärkein kokeilu olisi tämä: lisää muutama tuote, luo yksi asiakas, kirjaa tavallinen myynti, tee luottomyynti ja tarkista, löytyvätkö kaikki tiedot myöhemmin helposti. Jos tämä kulku tuntuu luontevalta omalla puhelimella ja omassa työympäristössä, sovellus voi säästää aikaa joka päivä.

Oma loppuarvioni

Estoque Fácil 2.0: Vendas on käytännöllinen taloussovellus pienimuotoiseen myyntiin, erityisesti silloin kun varasto ja asiakkaiden maksut ovat yhtä tärkeitä kuin itse myyntitapahtuma. Pidän sen parhaana puolena sitä, että se kannustaa tekemään kirjaukset heti eikä vasta päivän päätteeksi. Luottomyynnin ja osamaksujen mukanaolo tekee siitä tavallista muistiinpanosovellusta kiinnostavamman.

Sen saavutettavuus on ennen kaikkea käyttötilanteen kysymys. Rauhallisesti käytettynä se voi selkeyttää työtä, mutta kiire, pieni näyttö, puutteellisesti nimetyt tuotteet ja epäjohdonmukainen kirjaaminen voivat nopeasti lisätä kuormitusta. Paras tulos syntyy, kun sovellusta ei pidetä taikaratkaisuna vaan selkeän myyntirutiinin tukena.

Jos pyörität pientä myyntiä ja haluat päästä eroon paperisista varastolistoista, antaisin tälle reilun kokeilun. Jos taas yrityksesi tarvitsee täysimittaisen taloushallinnon, monimutkaisen raportoinnin tai erittäin tarkasti mukautettavan järjestelmän, etsisin rinnalle tai tilalle vahvemman yritysratkaisun. Oma suositukseni on myönteinen, mutta rajattu: tämä on parhaimmillaan yksinkertaisen, käytännönläheisen myyntiarjen hallitsijana.